domingo, 5 de abril de 2009

5. IR SIEMPRE “UN PASO POR DELANTE”

Triunfar en China requiere una constante anticipación a los problemas … hay que saber cambiar el chip … borrar de la mente la frase “Todo saldrá según mis planes”. Hay que hacerse a la idea que no nos podemos sentar y esperar a que las cosas sucedan, en China debemos hacer que las cosas sucedan y supervisarlo con el mayor detalle posible hasta que salga como queremos. Es como enseñar a un niño a andar en bicicleta … te aseguras que el niño esta preparado, lo subes a la bici, te quedas a su lado un rato, luego los sueltas y si se cae, le ayudas a levantarse y empiezas de nuevo.

La mayoría de los compradores emplean gran parte de su tiempo solucionando problemas que no han sabido anticipar. Fallan a la hora de supervisar, perseguir, volver a revisar e involucrarse. Hay que involucrarse … tu proyecto puede estar sufriendo un problema y si no preguntas puedes ser el ultimo en enterarte. Es mas, si no preguntas puede que piensen que no es urgente y no le den importancia.

Proyectos y Pedidos:

Para tener un control apropiado de un proyecto o pedido lo primero que hay que hacer es preparar un planning cronológico de todas las posibles situaciones, tareas y plazos. La mayoría de los compradores tienen tendencia a simplificar los plazos con la regla de 30/30. (Treinta días de producción y treinta días de transporte) … esto no tiene en cuenta la mayoría de situaciones que causan retrasos y es lo primero que hay que anticipar:

• Enviar el pedido, revisión y aclaración de dudas – 2 días
• El comprador responde a las dudas – 1 días
• El proveedor responde y confirma el pedido – 1 día

Como vemos ya ha pasado una semana laboral solo para confirmar el pedido y aclarar dudas.

• El proveedor comprueba su stock para ver que tiene la materia prima necesaria – 1-2 días dependiendo del tamaño del pedido
• Pedido y entrega de la materia prima – 25 días
• Revisión a la recepción de los material – 2 días
• Producción – 15 días

Ya estamos en 47 días … ahora sola falta el envío:

• Inspección pre-envío – 1 día
• Barco – 30 días

En total nos hemos puesto en 78 días … esto teniendo en cuenta que todo ha ido bien en las distintas etapas … pero debemos estar muy pendientes, porque y si la revisión final falla? Y si hay una semana de fiesta que coincide en medio de la producción? Y si el proveedor no entrega las materias primas a tiempo? … También pueden suceder cosas a nuestro favor como que no haya que pedir materia prima. Si hacemos este análisis y lo supervisamos para cada uno de nuestros pedidos tendremos control e información real desde el primer día!!
Otro error muy común que cometemos continuamente es creer que el plazo de producción es desde la fecha en que pasamos el pedido, mientras que en China se interpreta que el plazo comienza una vez todo es conforme y la muestra final ha sido aprobada. Todo debe ser supervisado y confirmado el mayor numero de veces posible, si mandamos una muestra a una fabrica … hay que asegurarse que la reciben, preguntar y hablar con ellos, asegurarse que entienden lo que tienen que hacer con ella … no vale con mirar por Internet en el tracking de fedex!!

Es importante también evitar enfrentamientos, si hay un problema hay que centrarse directamente en solucionarlo … no se puede perder el tiempo en buscar culpables o el porque han hecho las cosas de una forma concreta.

Análisis de la Relaciones y Futuro de los Proveedores:

A parte de anticiparse a los problemas es necesario estar alerta en las relaciones entre tu empresa y el proveedor, hay que saber leer entre líneas. Por ejemplo, si mandamos un nuevo proyecto y no recibimos contestación puede ser por que es fiesta, porque no esta el responsable, porque algo les ha ofendido, porque no les parece un proyecto interesante … hay que aprender a interpretar este tipo de cosas para poder tomar una decisión estratégica … cuando hay un relación fluida es fácil analizar las expresiones o las palabras para poder anticiparse. Si algo no va bien siempre es mejor tener alternativas y estar preparados para cualquier contratiempo.

También hay que tener en cuenta las situaciones políticas del país, estudiar posibles problemas o conflictos políticos que puedan afectar a tu empresa o negocio e intentar anticiparse.

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